禾聯碩為協助本公司建立誠信經營之企業文化及健全發展，提供其建立良好商業運作之參考架構，特依據「上市上櫃公司誠信經營守則」訂定本公司之「誠信經營作業程序及行為指南」。
本公司之「誠信經營作業程序及行為指南」適用範圍及於其子公司、直接或間接捐助基金累計超過百分之五十之財團法人及其他具有實質控制能力之機構或法人等集團企業與組織。

條款內容

本公司「誠信經營作業程序及行為指南」條款內含：「禁止不誠信行為」、「利益之態樣」、「法令遵循」、「政策」、「防範方案」、「防範方案之範圍」、「承諾與執行」、「誠信經營商業活動」、「禁止行賄與收賄」、「禁止提供非法政治獻金」、「禁止不當慈善捐贈或贊助」、「禁止不合理禮物、款待或其他不正當利益」、「禁止侵害智慧財產權」、「禁止從事不公平競爭之行為」、「防範產品或服務損害利益關係人」、「組織與責任」、「業務執行之法令遵循」、「利益迴避」、「會計與內部控制」、「作業程序與行為指南」、「教育訓練及考核」、「檢舉制度」、「懲戒與申訴制度」、「資訊揭露」、「誠信經營政策與措施之檢討修正」、「實施」等。

誠信經營作業程序及行為指南

本公司基於公平、誠實、守信、透明原則從事商業活動，落實誠信經營政策，並積極防範不誠信行為，依「上市上櫃公司誠信經營守則」及本公司及集團企業與組織之營運所在地相關法令，訂定本作業程序及行為指南，具體規範本公司人員於執行業務時應注意之事項。
本公司誠信經營政策實施情況如下：

• 遵循及宣示誠信經營政策
  • 本公司要求董事與高階管理階層出具遵循誠信經營政策之聲明，並於僱用條件要求受僱人遵守誠信經營政策;且於內部規章、年報、公司網站或其他文宣上揭露其誠信經營政策，並適時於產品發表會、法人說明會等對外活動上宣示，使其供應商、客戶或其他業務相關機構與人員均能清楚瞭解其誠信經營理念與規範。
• 建立商業關係前之誠信經營評估
  • 本公司與他人建立商業關係前，需先行評估代理商、供應商、客戶或其他商業往來對象之合法性、誠信經營政策，以及是否曾涉有不誠信行為之紀錄，以確保其商業經營方式公平、透明且不會要求、提供或收受賄賂。
• 與商業對象說明誠信經營政策
  • 本公司人員從事商業行為過程中，向交易對象說明公司之誠信經營政策與相關規定，並明確拒絕直接或間接提供、承諾、要求或收受任何形式或名義之不正當利益。
• 避免與不誠信經營者交易
  • 本公司人員避免與涉有不誠信行為之代理商、供應商、客戶或其他商業往來對象從事商業交易，經發現業務往來或合作對象有不誠信行為者，應立即停止與其商業往來，並將其列為拒絕往來對象，落實公司誠信經營政策。
• 契約明訂誠信經營
  • 本公司與他人簽訂契約時，應充分瞭解對方之誠信經營狀況，並需遵守本公司誠信經營政策納入契約條款。
• 公司人員涉不誠信行為之處理
  • 本公司鼓勵內、外部人員檢舉不誠信行為或不當行為，依其檢舉情事之情節輕重，酌發新臺幣100,000元以下獎金，內部人員如有虛報或惡意指控之情事，應予以紀律處分，情節重大者應予以革職。

檢舉制度

禾聯碩為鼓勵主動舉報與本公司有關之各類違法、違規或不當行為，並規範檢舉案件受理、調查、結果及相關文件製作過程之紀錄與保存原則，特制定「檢舉機制設置及處理作業規範」，以資遵循。

檢舉對象(組織)

凡本公司所有員工(包括正式人員、聘約人員、定期契約人員、工讀生)，以及與本公司有合作、往來之廠(包)商或客戶(含其負責人及員工)，皆適用本作業規範。本公司及子公司、直接或間接捐助基金累計超過百分之五十之財團法人及其他具有實質控制能力之機構或法人等集團企業與組織。

檢舉範圍

凡本公司員工以及與本公司有所合作、往來之廠商或客戶涉及下列行為者，皆可進行舉報：

• • 凡一切違反法令之行為，致影響本公司權益者(如竊盜、破壞、暴力脅迫、造謠煽動、擾亂秩序、勾結縱放、挪用公款…等)。
  • 凡違反本公司各類規章制度及合約內容或意圖利用職務取得不當利益致影響公司權益者(如督導不周、驗收不實、怠忽職守、洩漏公務機密、收受賄賂、接受不當邀宴等)。
  • 凡有前述項目以外之任何不當、異常行為致影響本公司權益者。
  • 本公司員工若遭受不當或不公平待遇、在工作上有其他意見或建議或涉及性騷擾事件者。

舉報管道及原則

凡發現前條適用檢舉範圍內之異常情形均可透過下列管道舉報：

• • 實體信箱：桃園市龜山區文禾路289號9樓 審計委員會
  • 電子郵件信箱：report@heran.com.tw
  • 舉報專線：(03)396-1188 稽核室 (受理時間 10:00~14:00)

舉報原則如下：

• • 舉報人應提供姓名、聯絡方式等資訊，並詳細、具體說明舉報內容人、事、時、地及相關資料以供佐證。
  • 對於舉報人之身分及所提供資料及後續所有處理過程及歸檔應嚴予保密。
  • 對於未具名且未提供有效聯絡方式者，仍將視內容進行瞭解並對有明確事證或異常可能者予以進行調查。
  • 上述舉報專用之實體信箱、電子郵件信箱、舉報專線，應設置於公司網站「利害關係人」專區供舉報人使用。

檢舉處理流程

禾聯碩「誠信經營作業程序及行為指南」第二十一條：本公司專責單位應依下列程序處理檢舉情事：

• • 檢舉情事涉及一般員工者應呈報至部門主管，檢舉情事涉及董事或高階主管，應呈報至獨立董事。
  • 本公司專責單位及前款受呈報之主管或人員應即刻查明相關事實，必要時由法規遵循或其他相關部門提供協助。
  • 如經證實被檢舉人確有違反相關法令或本公司誠信經營政策與規定者，應立即要求被檢舉人停止相關行為，並為適當之處置，且必要時向主管機關報告、移送司法機關偵辦，或透過法律程序請求損害賠償，以維護公司之名譽及權益。
  • 檢舉受理、調查過程、調查結果均應留存書面文件，並保存五年，其保存　得以電子方式為之。保存期限未屆滿前，發生與檢舉內容相關之訴訟時，相關資料應續予保存至訴訟終結止。
  • 對於檢舉情事經查證屬實，應責成本公司相關單位檢討相關內部控制制度及作業程序，並提出改善措施，以杜絕相同行為再次發生。
  • 本公司專責單位應將檢舉情事、其處理方式及後續檢討改善措施，向董事會報告。